Pflegegrad beantragen: Schritt für Schritt 2026

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Der erste Anruf bei der Pflegekasse kostet Überwindung. Man sitzt mit dem Hörer in der Hand und fragt sich, ob man überhaupt das Recht hat, Hilfe einzufordern. Die gute Nachricht vorweg – der Antrag selbst ist unkompliziert, und Sie müssen kein Formular suchen, um ihn zu stellen. In diesem Ratgeber führe ich Sie Schritt für Schritt durch das Verfahren, so wie ich es für meine Mutter selbst durchlaufen habe.

Stand: 2025. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Pflegeberatung im Einzelfall.

Wer hat Anspruch auf einen Pflegegrad?

Einen Pflegegrad kann jeder beantragen, der voraussichtlich für mindestens sechs Monate im Alltag auf Unterstützung angewiesen ist – ganz gleich, ob die Ursache körperlich (etwa nach einem Schlaganfall) oder kognitiv (zum Beispiel bei einer Demenz) ist. Maßgeblich ist allein, wie selbstständig die Person ihren Alltag noch bewältigen kann. Wer einen Pflegegrad erhält, bekommt je nach Höhe finanzielle Leistungen wie Pflegegeld oder Pflegesachleistungen sowie weitere Hilfen wie den Entlastungsbetrag.

Schritt 1: Den Antrag formlos bei der Pflegekasse stellen

Die Pflegekasse ist organisatorisch bei Ihrer Krankenkasse angesiedelt. Sie müssen also nirgendwo neu hin – ein Anruf bei der bekannten Krankenkassen-Hotline genügt. Wichtig zu wissen: Der Antrag ist formlos. Sie brauchen kein vorgedrucktes Formular. Ein Telefonat oder ein kurzes Schreiben reicht aus, damit die Frist zu laufen beginnt.

So könnte Ihr Satz am Telefon lauten:

„Guten Tag, ich möchte hiermit für meine Mutter, Versichertennummer …, einen Pflegegrad beantragen. Bitte senden Sie mir die Unterlagen zu und notieren Sie das heutige Datum als Antragsdatum.“

Lassen Sie sich das Antragsdatum unbedingt bestätigen – am besten schriftlich oder per Notiz mit Uhrzeit und Namen des Sachbearbeiters. Denn: Die Leistungen werden rückwirkend ab dem Monat gezahlt, in dem Sie den Antrag gestellt haben, nicht erst ab dem Begutachtungstermin. Jeder Tag Verzögerung kann also bares Geld kosten.

Schritt 2: Antragsformular ausfüllen und zurücksenden

Wenige Tage nach Ihrem Anruf kommt das offizielle Formular per Post. Hier füllen Sie unter anderem aus, wer pflegt, wo die Pflege stattfindet und ob Sie Pflegegeld (Pflege durch Angehörige), Sachleistungen (Pflegedienst) oder eine Kombinationsleistung wünschen. Keine Sorge, diese Wahl ist nicht in Stein gemeißelt und lässt sich später ändern. Senden Sie das Formular zeitnah zurück.

Schritt 3: Der Begutachtungstermin

Nach Eingang des Antrags beauftragt die Kasse die Begutachtung. Bei gesetzlich Versicherten übernimmt das der Medizinische Dienst (MD), bei privat Versicherten das Unternehmen Medicproof. Ein Gutachter kündigt sich an und kommt in die Wohnung (in manchen Fällen erfolgt die Begutachtung auch telefonisch oder nach Aktenlage).

Geprüft wird die Selbstständigkeit in sechs Lebensbereichen, den sogenannten Modulen. Mein dringender Rat: Bereiten Sie sich auf diesen Termin vor. Was dort genau gewichtet wird, lesen Sie ausführlich in unserem Ratgeber zur MD-Begutachtung.

Aus der Bewertung ergibt sich eine Punktzahl, die über den Pflegegrad entscheidet. Wie sich die Punkte auf die Pflegegrade verteilen, zeigt diese Übersicht:

• Pflegegrad 1: 12,5 bis unter 27 Punkte
• Pflegegrad 2: 27 bis unter 47,5 Punkte
• Pflegegrad 3: 47,5 bis unter 70 Punkte
• Pflegegrad 4: 70 bis unter 90 Punkte
• Pflegegrad 5: 90 bis 100 Punkte

Mein wichtigster Praxistipp: Führen Sie ein Pflegetagebuch

Beim Termin für meine Mutter war das Pflegetagebuch Gold wert. Notieren Sie über ein bis zwei Wochen, bei welchen Tätigkeiten Sie wie oft und wie lange helfen – beim Aufstehen, Waschen, Anziehen, Essen, bei nächtlicher Unruhe. Gutachter sehen oft nur eine Momentaufnahme. An einem „guten Tag“ wirkt der Mensch selbstständiger, als er im Alltag tatsächlich ist. Das Tagebuch dokumentiert die Realität und verhindert eine zu niedrige Einstufung.

Schritt 4: Der Bescheid und die Fristen

Nach der Begutachtung erhalten Sie den schriftlichen Bescheid. Hier ist eine Frist entscheidend, auf die Sie pochen sollten: Die Pflegekasse muss in der Regel innerhalb von 25 Arbeitstagen ab Antragstellung entscheiden. Überschreitet die Kasse diese Frist ohne triftigen Grund, steht Ihnen eine Zahlung von 70 Euro pro angefangener Woche der Verzögerung zu. Das ist gesetzlich geregelt – fordern Sie es notfalls aktiv ein.

Lassen Sie sich mit dem Bescheid immer das vollständige Gutachten zusenden. Sie haben ein Recht darauf, und Sie brauchen es, falls Sie nicht einverstanden sind.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Beim Antrag meiner Mutter habe ich einiges gelernt – teils auf die harte Tour. Drei Stolperfallen begegnen mir bei anderen Angehörigen immer wieder, und sie kosten oft einen ganzen Pflegegrad:

• Den Termin beschönigen. Viele pflegebedürftige Menschen wollen sich vor dem Gutachter nicht die Blöße geben und mobilisieren ihre letzten Kräfte. Wer dann sagt „Das schaffe ich schon allein“, wirkt selbstständiger, als er ist. Sprechen Sie als Angehöriger offen über das, was im Alltag wirklich nicht mehr klappt.
• Allein zum Termin lassen. Seien Sie unbedingt dabei. Sie kennen die Nächte, die schlechten Tage und die Mühe beim Anziehen – der Gutachter sieht nur eine knappe Stunde.
• Den Antrag aufschieben. Weil Leistungen rückwirkend ab dem Antragsmonat gezahlt werden, ist jeder verschobene Monat verschenktes Geld. Im Zweifel lieber heute anrufen als nächste Woche.

Hilfreich ist außerdem, schon vor dem Termin alle relevanten Unterlagen zu sammeln: Arztberichte, Medikamentenpläne, Krankenhausentlassungsberichte und – falls vorhanden – eine Liste der Hilfsmittel. Wer noch unsicher ist, welche Leistungen überhaupt infrage kommen, findet in einem Pflegestützpunkt vor Ort kostenlose und neutrale Beratung. Auch der Unterschied zwischen den alten Pflegestufen und den heutigen Pflegegraden wird dort verständlich erklärt.

Wenn der Bescheid nicht passt

Fällt der Pflegegrad niedriger aus als erwartet oder wird der Antrag abgelehnt, ist das kein Endpunkt. Sie haben einen Monat Zeit für einen Widerspruch. Verschlechtert sich der Zustand später, ist eine Höherstufung möglich. Einen Überblick über alle Stufen finden Sie in unserer Pflegegrade-Übersicht.

Praxisbeispiel

Bei meiner Mutter rief ich an einem Montag bei der Pflegekasse an und ließ mir den Tag als Antragsdatum notieren. Zwei Wochen später kam der Gutachter. Weil ich das Pflegetagebuch über zwei Wochen geführt hatte, konnte ich konkret belegen, dass sie nachts mehrfach Hilfe brauchte und sich nicht mehr allein anziehen konnte. Das Ergebnis: Pflegegrad 3 statt des zunächst erwarteten Pflegegrads 2 – rückwirkend zum Antragsmonat.

Es lohnt sich, dranzubleiben und gut vorbereitet in den Termin zu gehen. Sie tun das nicht für sich, sondern für den Menschen, den Sie pflegen.

Quellen: Bundesministerium für Gesundheit (BMG), § 18 SGB XI, Verbraucherzentrale.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung durch Pflegekasse, Pflegestützpunkt oder Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.

Die wichtigsten Grundlagen für pflegende Angehörige bündelt unser Ratgeber Pflege-Grundwissen für Angehörige.

Welche Leistungen Ihnen nach der Einstufung zustehen

Sobald der Bescheid da ist und ein Pflegegrad feststeht, öffnet sich ein ganzes Bündel an Leistungen. Viele Angehörige wissen gar nicht, wie umfangreich der Anspruch tatsächlich ist – und lassen jeden Monat Geld liegen. Damit Sie den Überblick behalten, habe ich die wichtigsten Bausteine zusammengestellt, die parallel zueinander laufen können. Entscheidend ist: Der Antrag auf den Pflegegrad ist die Eintrittskarte. Erst danach entscheiden Sie, welche dieser Töpfe Sie wie nutzen.

Grob unterscheiden sich zwei Wege: die Pflege durch Angehörige (dann fließt Pflegegeld auf Ihr Konto) und die Pflege durch einen ambulanten Dienst (dann rechnet dieser die Pflegesachleistungen direkt mit der Kasse ab). Beides lässt sich mischen. Die folgende Übersicht zeigt, welche zusätzlichen Ansprüche unabhängig davon dazukommen:

Der Entlastungsbetrag von 131 Euro monatlich steht übrigens bereits ab Pflegegrad 1 zu – also selbst dann, wenn es (noch) nicht für Pflegegeld gereicht hat. Genau hier verschenken viele Familien Geld, weil sie den kleinen Pflegegrad 1 für „wertlos“ halten. Das ist er nicht.

Ein Rechenbeispiel, wie sich die Töpfe addieren

Nehmen wir an, Ihre Mutter erhält Pflegegrad 3 und Sie pflegen sie zu Hause selbst. Dann kann sich im Monat folgendes Bild ergeben: 599 Euro Pflegegeld aufs Konto, dazu 131 Euro Entlastungsbetrag für eine stundenweise Betreuung, damit Sie einmal die Woche durchatmen können, sowie bis zu 42 Euro für Pflegehilfsmittel zum Verbrauch. Das sind rund 772 Euro pro Monat, ohne dass Sie einen einzigen Termin bei einem Pflegedienst gebucht hätten. Kommt zusätzlich stundenweise ein ambulanter Dienst, greift die Kombinationsleistung – dazu gleich mehr.

Sonderfälle und clevere Kombinationen

Das Antragsverfahren kennt einige Konstellationen, die im Standardformular nicht auftauchen, aber im Alltag ständig vorkommen. Wer sie kennt, holt spürbar mehr aus dem Pflegegrad heraus.

Kombinationsleistung: Angehörigenpflege und Pflegedienst mischen

Sie müssen sich nicht zwischen Pflegegeld und Sachleistung entscheiden. Wenn Sie den Sachleistungsanspruch nur teilweise ausschöpfen – etwa weil der Pflegedienst dreimal die Woche zum Waschen kommt, Sie aber den Rest selbst übernehmen –, wird der nicht genutzte Anteil anteilig als Pflegegeld ausgezahlt. Nutzen Sie zum Beispiel 40 Prozent der Sachleistung, erhalten Sie 60 Prozent des Pflegegeldes obendrauf. Diese Kombinationsleistung ist der Regelfall in vielen Familien und lohnt sich fast immer. Ein Nachteil: An die einmal gewählte Aufteilung sind Sie sechs Monate gebunden.

Verhinderungs- und Kurzzeitpflege ansparen

Fällt die Pflegeperson wegen Krankheit, Urlaub oder eigener Erschöpfung aus, springt die Verhinderungspflege ein. Seit dem 1. Juli 2025 bilden Verhinderungs- und Kurzzeitpflege einen gemeinsamen Jahresbetrag von 3.539 Euro, aus dem Sie flexibel schöpfen. Mein Praxistipp: Behandeln Sie dieses Budget wie eine Rücklage. Wer es nicht bis Jahresende ausschöpft, verliert es – planen Sie also frühzeitig eine Auszeit ein, selbst wenn es „nur“ ein verlängertes Wochenende ist, an dem die Nachbarin oder ein Dienst einspringt. Gut zu wissen: Die früher geltende sechsmonatige Vorpflegezeit ist seit dem 1. Juli 2025 entfallen – die Verhinderungspflege können Sie nun sofort ab Pflegegrad 2 in Anspruch nehmen.

Antrag aus dem Krankenhaus heraus – das beschleunigte Verfahren

Wird die Pflegebedürftigkeit erst durch einen Schlaganfall oder einen schweren Sturz ausgelöst, drängt oft die Zeit, weil die Entlassung bevorsteht. In solchen Fällen können Sie auf ein beschleunigtes Verfahren pochen: Steht der Antrag im Zusammenhang mit einer Krankenhausbehandlung oder Reha und wird häusliche Pflege oder Palliativversorgung benötigt, muss die Kasse deutlich schneller entscheiden als sonst. Der Sozialdienst der Klinik ist hier Ihr wichtigster Verbündeter – sprechen Sie ihn noch am Aufnahmetag an und lassen Sie den Pflegeantrag am besten direkt von dort aus anstoßen.

Vom Pflegegrad 1 aufwärts denken

Manche Familien beantragen bewusst früh, wenn sich eine Erkrankung erst andeutet. Das ist sinnvoll: Ein einmal festgestellter Pflegegrad lässt sich bei Verschlechterung leichter hochstufen, und Sie haben die Antragshistorie bereits „im System“. Wer direkt mit einem realistischen Blick auf Pflegegrad 2 oder höher zielt, sollte die Begutachtung entsprechend gründlich vorbereiten – die Grenze zwischen Grad 1 und Grad 2 entscheidet über den Zugang zum Pflegegeld.

Ihre eigene Absicherung als pflegende Person

Beim Antrag denken alle an die pflegebedürftige Person – kaum jemand an die Angehörigen, die die eigentliche Last tragen. Dabei bringt der Pflegegrad auch Ihnen als Pflegeperson eigene Ansprüche, sofern Sie mindestens zehn Stunden pro Woche an wenigstens zwei Tagen pflegen und nicht mehr als 30 Stunden erwerbstätig sind. Dann zahlt die Pflegekasse für Sie Beiträge in die Rentenversicherung – die Höhe steigt mit dem Pflegegrad und der genutzten Leistungsart. Über die Jahre kann das die eigene Rente spürbar aufstocken. Kreuzen Sie im Antragsformular deshalb unbedingt an, dass Sie als Pflegeperson tätig sind, und lassen Sie den entsprechenden Fragebogen der Kasse ausfüllen.

Zusätzlich sind Sie während der Pflegetätigkeit gesetzlich unfallversichert, und wer die Pflege mit dem Beruf verbinden muss, kann unter bestimmten Voraussetzungen Pflegezeit oder Familienpflegezeit beim Arbeitgeber geltend machen. Denken Sie außerdem an den verpflichtenden Beratungseinsatz: Wer reines Pflegegeld bezieht, muss regelmäßig einen kurzen Beratungsbesuch abrufen – bei Pflegegrad 2 und 3 halbjährlich, bei Pflegegrad 4 und 5 vierteljährlich. Dieser Termin ist kostenlos, dient Ihrer eigenen Entlastung und darf nicht als Kontrolle missverstanden werden. Wer ihn versäumt, riskiert eine Kürzung des Pflegegeldes – ein vermeidbarer Fehler, der bares Geld kostet.

Abgrenzung: Pflegeversicherung ist nicht Krankenversicherung

Ein Missverständnis begegnet mir immer wieder: Angehörige erwarten, dass die Pflegekasse auch Kosten für Medikamente, Arztbesuche oder die häusliche Krankenpflege (etwa das Anlegen von Verbänden) übernimmt. Das tut sie nicht. Diese Leistungen laufen weiterhin über die Krankenkasse und das Rezept des Arztes. Die Pflegeversicherung deckt ausschließlich den pflegerischen Mehrbedarf ab – also Unterstützung bei Körperpflege, Ernährung, Mobilität und Betreuung.

Genauso wichtig: Reicht das Einkommen für einen Heimplatz oder die häusliche Versorgung nicht aus, ist nicht die Pflegekasse zuständig, sondern das Sozialamt mit der „Hilfe zur Pflege“ nach dem SGB XII. Diese beiden Systeme greifen ineinander, sind aber getrennt zu beantragen. Wer hier die Zuständigkeiten kennt, spart sich viele Wege und Enttäuschungen.

Checkliste: So gehen Sie den Antrag strukturiert an

Damit im Trubel nichts untergeht, hier die Reihenfolge, die sich bei uns bewährt hat. Sie können die Liste ausdrucken und Schritt für Schritt abhaken:

• Vor dem Anruf: Versichertennummer bereitlegen und den gewünschten Antragstag festlegen (nicht auf den „richtigen Moment“ warten).
• Beim Anruf: Formlos beantragen, Antragsdatum bestätigen lassen und Name des Sachbearbeiters notieren.
• Nach dem Antrag: Formular ausfüllen, dabei Kombinationsleistung als flexible Option im Hinterkopf behalten.
• Vorbereitung Begutachtung: Ein bis zwei Wochen dokumentieren, Arztberichte, Medikamentenplan und Hilfsmittelliste sammeln.
• Am Begutachtungstag: Als Angehöriger dabei sein und den Alltag realistisch schildern, nichts beschönigen.
• Nach dem Bescheid: Vollständiges Gutachten anfordern, Zahlbeträge prüfen und sofort die Zusatzleistungen (Entlastungsbetrag, Pflegehilfsmittel) aktivieren.
• Laufend: Verschlechterungen dokumentieren, damit eine spätere Höherstufung belegbar ist.

Der wohl häufigste Fehler nach dem Bescheid ist das Aufatmen und Nichtstun. Der Pflegegrad ist kein Ziel, sondern der Schlüssel zu einem ganzen Werkzeugkasten. Nehmen Sie sich nach dem positiven Bescheid noch einen Nachmittag Zeit, um Entlastungsbetrag, Pflegehilfsmittel und – falls absehbar – Verhinderungspflege einzurichten. Diese Stunde Aufwand zahlt sich Monat für Monat aus, finanziell und in Form echter Entlastung im Alltag.

Stand und Quellen

Stand: 2026. Antragsverfahren, Begutachtungsfristen und Leistungsbeträge gelten in der für 2025/2026 aktuellen Fassung.

Quellen: § 14 SGB XI – Begriff der Pflegebedürftigkeit, § 15 SGB XI – Begutachtungsinstrument, § 18 SGB XI – Verfahren zur Feststellung der Pflegebedürftigkeit, Verbraucherzentrale – Pflegegrad beantragen: So geht’s.

Hinweis: Dieser Ratgeber ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Pflegekasse oder einen Pflegestützpunkt. Im Einzelfall können abweichende Regelungen gelten. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihre Pflege- oder Krankenkasse.

Häufige Fragen

Brauche ich für den Antrag ein bestimmtes Formular?

Nein. Der Antrag ist formlos und kann telefonisch oder schriftlich bei der Pflegekasse gestellt werden. Das offizielle Formular wird Ihnen anschließend zugesandt. Entscheidend für die Frist ist das Datum Ihres ersten Antrags.

Ab wann werden die Leistungen gezahlt?

Die Leistungen werden rückwirkend ab dem Monat gewährt, in dem Sie den Antrag gestellt haben – nicht erst ab dem Begutachtungstermin oder dem Bescheid. Deshalb sollten Sie den Antrag so früh wie möglich stellen.

Wie lange darf die Pflegekasse für die Entscheidung brauchen?

In der Regel muss die Pflegekasse innerhalb von 25 Arbeitstagen nach Antragstellung entscheiden. Hält sie diese Frist ohne triftigen Grund nicht ein, muss sie 70 Euro pro angefangener Woche an die versicherte Person zahlen.

Wer führt die Begutachtung durch?

Bei gesetzlich Versicherten der Medizinische Dienst (MD), bei privat Versicherten das Unternehmen Medicproof. Geprüft wird die Selbstständigkeit in sechs Modulen wie Mobilität, Selbstversorgung und kognitive Fähigkeiten.

Was kann ich tun, damit die Einstufung realistisch ausfällt?

Führen Sie vor dem Termin ein Pflegetagebuch und beschönigen Sie nichts. Schildern Sie offen, bei welchen Tätigkeiten und wie oft Hilfe nötig ist. Gutachter sehen nur eine Momentaufnahme – das Tagebuch belegt den tatsächlichen Alltag.