Pflegegrad beantragen: Schritt für Schritt (2025)

Aus eigener Erfahrung weiß ich: Der erste Anruf bei der Pflegekasse kostet Überwindung. Man sitzt mit dem Hörer in der Hand und fragt sich, ob man überhaupt das Recht hat, Hilfe einzufordern. Die gute Nachricht vorweg – der Antrag selbst ist unkompliziert, und Sie müssen kein Formular suchen, um ihn zu stellen. In diesem Ratgeber führe ich Sie Schritt für Schritt durch das Verfahren, so wie ich es für meine Mutter selbst durchlaufen habe.

Stand: 2025. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Pflegeberatung im Einzelfall.

Wer hat Anspruch auf einen Pflegegrad?

Einen Pflegegrad kann jeder beantragen, der voraussichtlich für mindestens sechs Monate im Alltag auf Unterstützung angewiesen ist – ganz gleich, ob die Ursache körperlich (etwa nach einem Schlaganfall) oder kognitiv (zum Beispiel bei einer Demenz) ist. Maßgeblich ist allein, wie selbstständig die Person ihren Alltag noch bewältigen kann. Wer einen Pflegegrad erhält, bekommt je nach Höhe finanzielle Leistungen wie Pflegegeld oder Pflegesachleistungen sowie weitere Hilfen wie den Entlastungsbetrag.

Schritt 1: Den Antrag formlos bei der Pflegekasse stellen

Die Pflegekasse ist organisatorisch bei Ihrer Krankenkasse angesiedelt. Sie müssen also nirgendwo neu hin – ein Anruf bei der bekannten Krankenkassen-Hotline genügt. Wichtig zu wissen: Der Antrag ist formlos. Sie brauchen kein vorgedrucktes Formular. Ein Telefonat oder ein kurzes Schreiben reicht aus, damit die Frist zu laufen beginnt.

So könnte Ihr Satz am Telefon lauten:

„Guten Tag, ich möchte hiermit für meine Mutter, Versichertennummer …, einen Pflegegrad beantragen. Bitte senden Sie mir die Unterlagen zu und notieren Sie das heutige Datum als Antragsdatum.“

Lassen Sie sich das Antragsdatum unbedingt bestätigen – am besten schriftlich oder per Notiz mit Uhrzeit und Namen des Sachbearbeiters. Denn: Die Leistungen werden rückwirkend ab dem Monat gezahlt, in dem Sie den Antrag gestellt haben, nicht erst ab dem Begutachtungstermin. Jeder Tag Verzögerung kann also bares Geld kosten.

Schritt 2: Antragsformular ausfüllen und zurücksenden

Wenige Tage nach Ihrem Anruf kommt das offizielle Formular per Post. Hier füllen Sie unter anderem aus, wer pflegt, wo die Pflege stattfindet und ob Sie Pflegegeld (Pflege durch Angehörige), Sachleistungen (Pflegedienst) oder eine Kombinationsleistung wünschen. Keine Sorge, diese Wahl ist nicht in Stein gemeißelt und lässt sich später ändern. Senden Sie das Formular zeitnah zurück.

Schritt 3: Der Begutachtungstermin

Nach Eingang des Antrags beauftragt die Kasse die Begutachtung. Bei gesetzlich Versicherten übernimmt das der Medizinische Dienst (MD), bei privat Versicherten das Unternehmen Medicproof. Ein Gutachter kündigt sich an und kommt in die Wohnung (in manchen Fällen erfolgt die Begutachtung auch telefonisch oder nach Aktenlage).

Geprüft wird die Selbstständigkeit in sechs Lebensbereichen, den sogenannten Modulen. Mein dringender Rat: Bereiten Sie sich auf diesen Termin vor. Was dort genau gewichtet wird, lesen Sie ausführlich in unserem Ratgeber zur MD-Begutachtung.

Aus der Bewertung ergibt sich eine Punktzahl, die über den Pflegegrad entscheidet. Wie sich die Punkte auf die Pflegegrade verteilen, zeigt diese Übersicht:

• Pflegegrad 1: 12,5 bis unter 27 Punkte
• Pflegegrad 2: 27 bis unter 47,5 Punkte
• Pflegegrad 3: 47,5 bis unter 70 Punkte
• Pflegegrad 4: 70 bis unter 90 Punkte
• Pflegegrad 5: 90 bis 100 Punkte

Mein wichtigster Praxistipp: Führen Sie ein Pflegetagebuch

Beim Termin für meine Mutter war das Pflegetagebuch Gold wert. Notieren Sie über ein bis zwei Wochen, bei welchen Tätigkeiten Sie wie oft und wie lange helfen – beim Aufstehen, Waschen, Anziehen, Essen, bei nächtlicher Unruhe. Gutachter sehen oft nur eine Momentaufnahme. An einem „guten Tag“ wirkt der Mensch selbstständiger, als er im Alltag tatsächlich ist. Das Tagebuch dokumentiert die Realität und verhindert eine zu niedrige Einstufung.

Schritt 4: Der Bescheid und die Fristen

Nach der Begutachtung erhalten Sie den schriftlichen Bescheid. Hier ist eine Frist entscheidend, auf die Sie pochen sollten: Die Pflegekasse muss in der Regel innerhalb von 25 Arbeitstagen ab Antragstellung entscheiden. Überschreitet die Kasse diese Frist ohne triftigen Grund, steht Ihnen eine Zahlung von 70 Euro pro angefangener Woche der Verzögerung zu. Das ist gesetzlich geregelt – fordern Sie es notfalls aktiv ein.

Lassen Sie sich mit dem Bescheid immer das vollständige Gutachten zusenden. Sie haben ein Recht darauf, und Sie brauchen es, falls Sie nicht einverstanden sind.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Beim Antrag meiner Mutter habe ich einiges gelernt – teils auf die harte Tour. Drei Stolperfallen begegnen mir bei anderen Angehörigen immer wieder, und sie kosten oft einen ganzen Pflegegrad:

• Den Termin beschönigen. Viele pflegebedürftige Menschen wollen sich vor dem Gutachter nicht die Blöße geben und mobilisieren ihre letzten Kräfte. Wer dann sagt „Das schaffe ich schon allein“, wirkt selbstständiger, als er ist. Sprechen Sie als Angehöriger offen über das, was im Alltag wirklich nicht mehr klappt.
• Allein zum Termin lassen. Seien Sie unbedingt dabei. Sie kennen die Nächte, die schlechten Tage und die Mühe beim Anziehen – der Gutachter sieht nur eine knappe Stunde.
• Den Antrag aufschieben. Weil Leistungen rückwirkend ab dem Antragsmonat gezahlt werden, ist jeder verschobene Monat verschenktes Geld. Im Zweifel lieber heute anrufen als nächste Woche.

Hilfreich ist außerdem, schon vor dem Termin alle relevanten Unterlagen zu sammeln: Arztberichte, Medikamentenpläne, Krankenhausentlassungsberichte und – falls vorhanden – eine Liste der Hilfsmittel. Wer noch unsicher ist, welche Leistungen überhaupt infrage kommen, findet in einem Pflegestützpunkt vor Ort kostenlose und neutrale Beratung. Auch der Unterschied zwischen den alten Pflegestufen und den heutigen Pflegegraden wird dort verständlich erklärt.

Wenn der Bescheid nicht passt

Fällt der Pflegegrad niedriger aus als erwartet oder wird der Antrag abgelehnt, ist das kein Endpunkt. Sie haben einen Monat Zeit für einen Widerspruch. Verschlechtert sich der Zustand später, ist eine Höherstufung möglich. Einen Überblick über alle Stufen finden Sie in unserer Pflegegrade-Übersicht.

Praxisbeispiel

Bei meiner Mutter rief ich an einem Montag bei der Pflegekasse an und ließ mir den Tag als Antragsdatum notieren. Zwei Wochen später kam der Gutachter. Weil ich das Pflegetagebuch über zwei Wochen geführt hatte, konnte ich konkret belegen, dass sie nachts mehrfach Hilfe brauchte und sich nicht mehr allein anziehen konnte. Das Ergebnis: Pflegegrad 3 statt des zunächst erwarteten Pflegegrads 2 – rückwirkend zum Antragsmonat.

Es lohnt sich, dranzubleiben und gut vorbereitet in den Termin zu gehen. Sie tun das nicht für sich, sondern für den Menschen, den Sie pflegen.

Quellen: Bundesministerium für Gesundheit (BMG), § 18 SGB XI, Verbraucherzentrale.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung durch Pflegekasse, Pflegestützpunkt oder Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr.

Häufige Fragen

Brauche ich für den Antrag ein bestimmtes Formular?

Nein. Der Antrag ist formlos und kann telefonisch oder schriftlich bei der Pflegekasse gestellt werden. Das offizielle Formular wird Ihnen anschließend zugesandt. Entscheidend für die Frist ist das Datum Ihres ersten Antrags.

Ab wann werden die Leistungen gezahlt?

Die Leistungen werden rückwirkend ab dem Monat gewährt, in dem Sie den Antrag gestellt haben – nicht erst ab dem Begutachtungstermin oder dem Bescheid. Deshalb sollten Sie den Antrag so früh wie möglich stellen.

Wie lange darf die Pflegekasse für die Entscheidung brauchen?

In der Regel muss die Pflegekasse innerhalb von 25 Arbeitstagen nach Antragstellung entscheiden. Hält sie diese Frist ohne triftigen Grund nicht ein, muss sie 70 Euro pro angefangener Woche an die versicherte Person zahlen.

Wer führt die Begutachtung durch?

Bei gesetzlich Versicherten der Medizinische Dienst (MD), bei privat Versicherten das Unternehmen Medicproof. Geprüft wird die Selbstständigkeit in sechs Modulen wie Mobilität, Selbstversorgung und kognitive Fähigkeiten.

Was kann ich tun, damit die Einstufung realistisch ausfällt?

Führen Sie vor dem Termin ein Pflegetagebuch und beschönigen Sie nichts. Schildern Sie offen, bei welchen Tätigkeiten und wie oft Hilfe nötig ist. Gutachter sehen nur eine Momentaufnahme – das Tagebuch belegt den tatsächlichen Alltag.